Canllawiau

Sut i gwrdd â safon gwiriad hunaniaeth Tŷ'r Cwmnïau

Sut i gwrdd â'n safon gwiriad hunaniaeth wrth wirio hunaniaeth rhywun ar gyfer Tŷ'r Cwmnïau.

Pan fyddwch yn gwirio hunaniaeth rhywun ar gyfer Tŷ’r Cwmnïau, mae’n rhaid i chi fodloni ein safon gwiriad hunaniaeth i gydymffurfio â’ch cyfrifoldebau cyfreithiol fel Darparwr Gwasanaeth Corfforaethol Awdurdodedig (DGCA). Gelwir hyn hefyd yn asiant awdurdodedig Tŷ’r Cwmnïau.

Mae’r camau yn y cyfarwyddyd hwn yn amlinellu’r isafswm y gwiriadau y mae’n rhaid i chi eu gwneud. Rhaid i chi gwblhau pob cam i wirio hunaniaeth rhywun i’r safon ofynnol.

Gallwch gwblhau’r gwiriadau o bell, neu mewn person. Gallwch hefyd ddefnyddio darparwyr gwiriad hunaniaeth fasnachol neu platfform i gwblhau’r gwiriadau i chi.

Os ydych chi’n defnyddio darparwr masnachol neu platfform, mae’n dal i fyny i chi i benderfynu a yw’r wybodaeth ofynnol y mae person yn ei darparu i chi yn wir. Rhaid i chi:

  • fod yn fodlon bod y darparwr neu’r platfform yn cwblhau’r holl gamau gofynnol i gwrdd â’r safon - os ydynt yn cwblhau rhai yn unig, bydd angen i chi wneud y camau eraill eich hun
  • allu esbonio a thystiolaeth pam eich bod wedi dod i’r casgliad bod y camau maen nhw wedi’u cymryd yn briodol

Os nad yw eich gwiriadau hunaniaeth yn cwrdd â’r safon ofynnol, gallwn atal dros dro neu atal eich busnes rhag gweithredu fel asiant awdurdodedig.

Cam 1: Gofyn am wybodaeth am y person

Bydd angen i’r person roi’r canlynol i chi:

  • eu henw llawn ac unrhyw enwau blaenorol
  • eu dyddiad geni
  • eu cyfeiriad cartref
  • eu hanes eu cyfeiriad am y 12 mis diwethaf
  • eu cyfeiriad e-bost

Cam 2: Cael tystiolaeth i wirio pwy yw’r person

Bydd angen i chi ofyn am weld dogfennau fel tystiolaeth i wirio pwy yw’r person.

Bydd angen i chi gadw copïau o’r dogfennau am 7 mlynedd o’r dyddiad y byddwch yn cwblhau’r gwiriadau adnabod.

Ni fydd angen i chi gyflwyno copïau pan fyddwch yn dweud wrthym eich bod wedi gwirio hunaniaeth rhywun. Fodd bynnag, byddwn yn gofyn am wybodaeth am y dogfennau. Bydd angen i chi roi’r canlynol:

  • rhif cyfeirnod dogfennau, neu gyfwerth.
  • dyddiad dod i ben, os oes gan y ddogfen un
  • gwlad cyhoeddi, os oes gan y ddogfen un

Dogfennau y gellir eu defnyddio fel tystiolaeth

Mae 2 opsiwn ar gyfer gwirio dogfennau adnabod. Bydd y dogfennau y gallwch eu defnyddio fel tystiolaeth yn dibynnu ar ba opsiwn rydych chi’n ei ddefnyddio.

Pa bynnag opsiwn rydych chi’n ei ddefnyddio, rhaid i chi gwblhau’r holl gamau yn y cyfarwyddyd hwn.

Ni allwch ddefnyddio ‘r rhain fel tystiolaeth:

  • dogfennau sydd wedi dod i ben (rydym yn nodi lle mae eithriadau i hyn)
  • cyfwerth tramor o’r ddogfen, os ydym wedi nodi gwlad neu awdurdod cyhoeddi.

Ni fydd angen i’r person wirio eto os bydd dogfen yn dod i ben ar ôl i chi gwblhau’r gwiriadau adnabod.

Opsiwn 1

Rhaid i chi ddefnyddio opsiwn 1 yn unig os ydych chi’n defnyddio technoleg dilysu dogfennau adnabod (IDVT) a all ddilysu nodweddion cryptograffig y ddogfen.

Mae nodweddion cryptograffig dogfennaeth hunaniaeth yn nodweddion diogelwch sy’n adnabod y person neu’r sefydliad a gyhoeddodd y ddogfennaeth yn gywir.

Bydd angen i’r person ddarparu un o’r dogfennau canlynol. Gallant ddarparu:

  • pasbort biometrig neu ar ffurf y gall peiriant ei darllen neu gerdyn pasbort Gwyddelig - gall y rhain fod wedi dod i ben hyd at 6 mis os gall technoleg gwirio hunaniaeth ddilysu’r nodweddion cryptograffig o hyd
  • trwydded yrru cerdyn-llun y DU, Ynysoedd y Sianel, Ynys Manaw a’r UE (llawn neu dros dro)
  • cerdyn adnabod gyda gwybodaeth fiometrig o’r UE, Norwy, Gwlad yr Iâ neu Liechtenstein
  • trwydded breswylio biometreg y DU (BRP) - gall y rhain fod wedi dod i ben hyd at 18 mis
  • cerdyn preswylio biometrig y DU (BRC)
  • trwydded Gweithiwr trawsffiniol y DU

Os ydych chi’n defnyddio technoleg i wneud yr holl wiriadau yn y cyfarwyddyd hwn, rhaid i chi allu tystio ei fod wedi cwblhau pob cam.

Opsiwn 2

Rhaid i chi ddefnyddio opsiwn 2 os yw’r dogfennau yn cael eu gwirio gan berson, naill ai o bell neu mewn person. Rhaid i chi fod yn fodlon bod y broses rydych chi’n ei defnyddio yn ddigonol i ddilysu’r dogfennau a ddarperir.

Bydd angen i’r person sy’n cael ei wirio darparu 2 ddogfen i gyd. Rhaid iddynt ddarparu naill ai:

  • 2 ddogfen o grŵp A
  • 1 ddogfen o grŵp A, ac 1 ddogfen o grŵp B

Os nad yw’r person rydych chi’n ei wirio yn byw yn y DU, rhaid iddynt ddarparu o leiaf un ddogfen a gyhoeddwyd gan y llywodraeth.

Grŵp A y dogfennau y gallant eu darparu yw:

  • cerdyn pasbort neu gerdyn pasbort Gwyddelig - gall y rhain fod wedi dod i ben hyd at 18 mis
  • cerdyn adnabod gyda gwybodaeth fiometrig o’r UE, Norwy, Gwlad yr Iâ neu Liechtenstein
  • trwydded breswylio biometreg y DU (BRP) – gall y rhain fod wedi dod i ben hyd at 18 mis
  • cerdyn preswylio biometrig y DU (BRC)
  • cerdyn PASS wedi’i achredu yn y DU
  • cerdyn tacograff digidol gyrrwr y DU neu’r UE
  • trwydded yrru cerdyn-llun y DU, Ynysoedd y Sianel, Ynys Manaw a’r UE (llawn neu dros dro)
  • cerdyn Adnabod Lluoedd EF y Deyrnas Unedig
  • cerdyn Cyn-filwyr Lluoedd Arfog EF y Deyrnas Unedig
  • trwydded Gweithiwr Trawsffiniol y Deyrnas Unedig
  • trwydded waith ffotograffig (cyhoeddwyd gan y llywodraeth)
  • dogfen fewnfudo ffotograffig
  • fisa ffotograffig
  • trwydded arfau tanio Prydain, Ynysoedd y Sianel ac Ynys Manaw
  • math arall o ID ffotograffig a restrir ar PRADO - fel Cerdyn adnabod Genedlaethol (Pacistan), tystysgrif aelod o’r criw (De Affrica), neu Gerdyn Preswylydd Parhaol (UDA)

Grŵp B y dogfennau y gallant eu darparu yw:

  • tystysgrif geni neu fabwysiadu
  • tystysgrif priodas neu bartneriaeth sifil
  • dogfen fewnfudo nad yw’n ffotograffig
  • Fisa nad yw’n ffotograffig
  • trwydded gwaith nad yw’n ffotograffig
  • datganiad banc neu gymdeithas adeiladu
  • cytundeb rhentu Awdurdod Lleol y DU neu dai cymdeithasol - rhaid i hyn fod ar gyfer cyfeiriad cyfredol y person
  • datganiad morgais – rhaid i hyn fod ar gyfer cyfeiriad cyfredol y person
  • datganiad treth gyngor y DU - rhaid i hyn fod ar gyfer cyfeiriad cyfredol y person
  • bil cyfleustodau – rhaid i hyn fod ar gyfer cyfeiriad cyfredol y person

Ni fydd angen i chi ddarparu cyfeirnod dogfen, dyddiad dod i ben, na’r wlad cyhoeddi ar gyfer dogfennau o grŵp B.

Cam 3: Gwirio fod y dystiolaeth yn real

Os yw’r dystiolaeth yn cael ei gwirio gan berson, rhaid iddynt gael eu hyfforddi i ganfod dogfennau ffug gan ddarparwr hyfforddiant arbenigol. Gallai hyn fod yn unrhyw sefydliad sy’n dilyn canllaw arfer gorau’r Swyddfa Gartref.

Rhaid i chi:

  • wirio dogfennau adnabod am arwyddion ymyrryd ac ymholi os oes unrhyw arwyddion o ddifrod i ddogfen – yn enwedig os yw mewn ardal lle dangosir manylion personol
  • gysylltu â’r awdurdod dyroddi neu ffynhonnell awdurdodol arall i wirio a oes gennych bryderon am ddogfen
  • gysylltu â’r llysgenhadaeth berthnasol os oes gennych bryderon am ddogfen a gyhoeddwyd gan wlad y tu allan i’r DU

Cam 4: Gwirio ei fod o yn hunaniaeth go iawn ac mae’n perthyn i’r person sy’n ei hawlio

Bydd angen i chi gwirio bod:

  • y dogfennau’n cadarnhau enw a dyddiad geni’r person
  • mae’r nodweddion cryptograffig ar y ddogfen yn cyd-fynd a’r wybodaeth a ddarperir gan y person, os ydych chi’n defnyddio IDVT i wirio’r ddogfen
  • y person yn cyd-fynd yn gorfforol â’r llun sydd arno, neu’n cyd-fynd â’r ddogfen
  • yn berson go iawn, os ydych chi’n eu gwirio o bell – bydd angen i chi weld eu hwyneb yn glir i’w gymharu â’r llun sydd ar y ddogfen adnabod

Er mwyn lleihau’r risg eich bod yn derbyn hunaniaeth synthetig, dylech ofyn am weld dogfennaeth ychwanegol os:

  • nad yw’r dogfennau adnabod maen nhw wedi’u darparu yn cadarnhau hanes eu cyfeiriadau am y 12 mis diwethaf
  • ydynt wedi newid eu henw

Os na allant ddarparu dogfennaeth sy’n cadarnhau eu hanes cyfeiriad neu newid enw, ystyriwch a ddylid parhau i wirio eu hunaniaeth.

Er mwyn sicrhau bod yr hunaniaeth yn perthyn i berson go iawn, dylech ofyn am weld tystiolaeth o weithgaredd y byddech chi’n ei ddisgwyl. Er enghraifft, gallech wirio:

  • datganiad banc neu gerdyn credyd ar gyfer trafodion diweddar
  • biliau cyfleustodau neu dreth y cyngor, a anfonir at gyfeiriad cartref y person
  • os yw eu pasbort wedi cael ei ddefnyddio yn ddiweddar neu dros amser

Cam 5: Cadwch gofnodion o’r gwiriadau hunaniaeth

Mae’n rhaid i chi gadw cofnodion o’r holl dystiolaeth a gwybodaeth a ddefnyddiwyd gennych i wirio hunaniaeth rhywun. Rhaid i chi gadw’r rhain am 7 mlynedd o’r dyddiad y byddwch yn cwblhau eu gwiriad hunaniaeth.

Mae hyn yn cynnwys:

  • copïau o’r dogfennau rydych wedi’u gwirio
  • tystiolaeth o’r gwiriadau hunaniaeth rydych chi’n eu cwblhau
  • cofnodion o unrhyw ymdrechion gwirio a fethwyd

Cam 6: Penderfynwch a allwch wirio hunaniaeth y person

Rhaid i chi benderfynu a ydych chi’n fodlon mai’r person yw pwy maen nhw’n honni ei fod ac rydych chi wedi gallu eu gwirio i’r safon ofynnol.

Os gallwch wirio eu hunaniaeth

Bydd angen i chi ddefnyddio ein gwasanaeth ar-lein i:

  • dweud wrthym am fanylion yr unigolyn
  • dweud wrthym ba ddogfennau rydych wedi’u defnyddio i wirio eu hunaniaeth
  • rhoi manylion o’r dogfennau adnabod
  • cadarnhau eich bod wedi cwblhau gwiriadau i wirio eu hunaniaeth i’r safon ofynnol

Os na allwch wirio eu hunaniaeth

Os nad ydych wedi gallu gwirio hunaniaeth unigolyn, rhaid i chi barhau i gadw cofnodion o’r dystiolaeth a ddefnyddiwyd gennych a gwiriadau a gwblhawyd gennych am 7 mlynedd.

Cyfrifoldeb yr unigolyn yw profi mai nhw yw pwy maen nhw’n dweud ydyn nhw. Bydd angen iddynt gael dogfennau i allu gwirio pwy ydynt ar gyfer Tŷ’r Cwmnïau.

Bydd angen iddynt wirio eu hunaniaeth i:

  • ffeilio gyda Thŷ’r Cwmnïau
  • bod yn gyfarwyddwr
  • cydymffurfio â gofynion cyfreithiol fel person â rheolaeth arwyddocaol (PRhA)
  • gwneud cais i gofrestru fel asiant awdurdodedig Tŷ’r Cwmnïau

Darllenwch y cyfarwyddyd ar wirio eich hunaniaeth ar gyfer Tŷ’r Cwmnïau i gael rhagor o wybodaeth.

Updates to this page

Cyhoeddwyd ar 19 Chwefror 2025
Diweddarwyd ddiwethaf ar 8 Ebrill 2025 show all updates
  1. Improvements to guidance following user feedback.

  2. The service to voluntarily verify your identity will be available on Tuesday 8 April 2025.

  3. Other ways to verify someone’s identity – The launch of the service to register as a Companies House authorised agent has been postponed. We’ll update this page when a new date is confirmed.

  4. Added translation

Argraffu'r dudalen hon